OCR, una gran ventaja en la búsqueda de información
Existen diversas y numerosas maneras de organizar la información, etiquetarla y crear códigos que permitan su fácil localización, es fundamental para llevarlo a cabo. Esto permite optimizar la gestión del negocio día a día, así como responder en tiempo y forma ante una eventualidad legal o fiscal.

En esta ocasión, hablaremos de los documentos digitales y del uso del software OCR (Reconocimiento óptico de Caracteres). Se trata de una tecnología que hace posible la asignación de ciertos símbolos o caracteres por medio del reconocimiento del texto, al momento de convertir un documento físico a digital.

Pensemos en una factura física, no basta con tenerla digitalizada y en formato de imagen, sino que es fundamental procesar esa información y transformarla para que sea reconocible en una búsqueda. El gran beneficio, en este caso, es la capacidad de localizar contenido dentro de un documento escaneado sin desperdiciar tiempo revisándolo todo.

Otro ejemplo: Si tengo un contrato y me interesa conocer el monto de la penalización por cancelación de servicio, gracias a la tecnología OCR, la búsqueda se realiza por medio de texto, y de acuerdo a la elección previa puede ser con $ o simplemente con la palabra “cancelación”.

Algunas empresas ya cuentan con sistemas para centralizar su información, es decir, están creando su propio sistema de gestión documental. Esto implica un cambio en su cultura organizacional, por tal motivo, las empresas que lo están haciendo, se apoyan en expertos en el tema para mantener segura su información mientras ejecutan un cambio de alto impacto.

Un común denominador en la mayoría de las compañías, es el uso del papel y seguirá siendo así por muchos años más, por lo que resulta una gran área de oportunidad para estas; buscar, seleccionar y fotocopiar documentos, lo que supone una inversión importante de tiempo, y por consecuencia, de productividad que se verá afectada en la medida que su archivo incremente, volviéndose imposible para el personal resguardarlos correctamente.

La respuesta a tal problemática la brinda la tecnología de OCR, debido a que facilita el registro y la búsqueda de datos dentro de un documento. Cabe mencionar que Safe Data, proporciona a sus clientes la capacidad técnica y la asesoría necesaria para la implementación de un sistema de gestión documental óptimo, gracias a sus diferentes servicios, que van desde el resguardo de archivo físico, hasta la digitalización de documentos y su correcta organización.

Almacenar, localizar y utilizar documentos eficientemente debe ser una parte fundamental para la gestión y operación de cualquier empresa y el OCR es una gran herramienta a considerar para poder lograr estos aspectos.

Recomendaciones en sus finanzas personales para el 2018

Ahora que inicia un nuevo año, le invitamos a realizar pequeñas medidas en sus ingresos con los que puede obtener grandes beneficios. Recuerde, ¡el ahorro nunca está de más! , no obstante, implica un esfuerzo cotidiano.

Deje de tirar el dinero. Es constante la insistencia en ello porque el deseo tiene un gran poder y supera la lógica, piénselo dos veces antes de hacer una compra y responda a las preguntas básicas: ¿para qué me sirve? y ¿lo necesito?.

Diseñe un plan de ahorro. Defina metas de corto, mediano y largo plazo, es decir, asigne objetivos a su dinero. Calcule un estimado de cuánto va a ahorrar por periodos y cantidades, siempre y cuando no le genere estrés financiero. Considere algunos productos financieros y los beneficios que le proporcionan, debido a que pueden ser de gran utilidad en el cumplimiento de su meta.

Elabore un presupuesto. Ya sea de tipo personal o familiar, inicie identificando ingresos y gastos, realice los ajustes necesarios, es decir, analice y decida sobre las cosas de las cuales puede prescindir, tal vez el café, el cual llega a representar un costo hasta de mil pesos mensuales. Así que aplique su nuevo plan y controle sus gastos.