Administrar el dinero de una empresa, propia o no, es una tarea ardua que necesita de mucho cuidado y atención. Muchas veces las cuentas no salen cómo se tenían estimadas y encontrar el punto de fuga del dinero es una actividad similar a la de un detective.

Una de cada tres empresas mexicanas sufre de fugas de dinero, de acuerdo a un artículo publicado en el sitió de la revista Expansión. El artículo también indica que el 80% de estos casos se deben a descuidos básicos de los empleados y pueden equivaler hasta el 40% de las utilidades. Uno de estos descuidos son los gastos hormiga de la empresa, los cuales se presentan por la operación regular del negocio.

Muchas veces cometemos la equivocación de pensar que por ser un pequeño gasto no pasa nada, pero el problema es que poco a poco se van acumulando, si estos gastos no son detectados a tiempo, merman las ganancias netas obtenidas al final de cierto periodo. Mientras más largo sea el periodo durante el cual no sean detectados, mayor será la pérdida que generen; pueden presentarse solamente en un departamento o bien dentro de la operación de toda la compañía.
A continuación le presentamos diversas recomendaciones para poder evitar estos gastos:

• Se puede empezar recortando los gastos y generando cambios que hagan que el dinero rinda mejor. Por ejemplo, el pedirle a los empleados apagar y desconectar todos los equipos electrónicos al final de la jornada, es una manera efectiva para empezar a ahorrar, al igual que la implementación de focos eléctricos..


• Una manera de evitar estas pequeñas fugas de dinero es la digitalización de procesos. Además de facilitar la gestión y ahorrarnos tiempo, le permite a la empresa no tener que invertir en insumos de papelería.


• Hay diferentes gastos extraordinarios de la empresa, como viajes o comidas de negocio, es importante mantener un control de estas actividades, proyectarlas y planearlas dentro de los presupuestos.


• Tener inventarios minuciosos y periódicos ayudan a tener un control estricto de la mercancía y los insumos. Es primordial saber qué entra, qué sale, cuándo y en qué cantidad.


• La renovación de proveedores de manera periódica es siempre una buena opción para que el dinero que se le invierte a los insumos siempre nos rinda de una manera efectiva. Se puede establecer una periodicidad trimestral, semestral o anual para comparar los precios de diferentes proveedores.

Finalmente, recuerde que los gastos hormiga se les llama así porque en apariencia, una hormiga puede no parecer mucho problema, pero cientos de ellas sí. Lo más importante es, que si logra controlar estos gastos, poco a poco contará con más capital para reinvertir en la empresa y lograr una mayor rentabilidad.